comunicação interna empresarial

Conheça 8 ferramentas para facilitar a comunicação interna empresarial

A comunicação interna empresarial é um dos mais importantes elementos para a gestão de negócios. Com uma mensagem eficiente, as equipes ficam mais alinhadas e produtivas, e o número de conflitos internos tende a cair.

Por isso, é importante ter ferramentas de comunicação empresarial adequadas, que ajudem a otimizar o diálogo e o tornar mais rápido, qualificado e preciso. Além disso, é necessário saber como implementá-las e as manter de modo eficiente.

Pensando nisso, criamos este texto especialmente para você! Continue lendo e conheça mais sobre a comunicação empresarial, bem como oito ferramentas para facilitar seu uso em uma empresa. Acompanhe!

O que é comunicação interna empresarial?

Em um ambiente corporativo, o compartilhamento de informações relevantes e estratégicas é muito importante. E é isso que faz a comunicação interna empresarial: ela estabelece canais para manter os colaboradores alinhados e engajados com os valores e propósitos da organização.

Isso acontece por meio do estímulo a condutas que ajudem a companhia a atingir seus objetivos. O compartilhamento de informações sobre a evolução do empreendimento permite que todos saibam como anda o desempenho da empresa — o que garante a transparência.

Com ela, portanto, o relacionamento torna-se ágil e exato. Além disso, ela ocorre tanto de forma vertical quanto horizontal: ou seja, dos gestores para os colaboradores (e vice-versa) e entre os profissionais do mesmo nível hierárquico. Por isso, é vital para o desenvolvimento e a sobrevivência das organizações.

Um dos méritos da comunicação interna é evitar o aparecimento de situações de crise. Isso porque, como todos os integrantes da equipe estão informados sobre o que acontece na companhia, não há surpresas desagradáveis quando essas informações são divulgadas externamente.

Por que ela é importante?

Quando a comunicação interna é eficaz, ajuda a resolver até problemas de desempenho — especialmente aqueles relacionados à motivação da equipe. Isso porque os profissionais se sentem valorizados pela companhia e se tornam defensores da marca.

O alinhamento e a motivação dos trabalhadores garantem maior competitividade para a organização. Isso faz, então, que ela se destaque em relação à concorrência — afinal, as áreas estão mais engajadas em alcançar os melhores resultados.

É a comunicação interna que faz a ponte entre os colaboradores das diferentes equipes em todos os departamentos da companhia. Ela tanto apresenta novos integrantes quanto reconhece entregas e feitos. E isso, então, facilita a interação, melhora o clima organizacional e estimula as relações interpessoais.

Um estudo da Tower Watson mostrou que empreendimentos com os melhores resultados financeiros têm uma comunicação interna eficaz. Em geral, as companhias bem-sucedidas preocupam-se em melhorá-la e investem em treinamento para que os gestores se comuniquem melhor com suas equipes.

Como funciona a comunicação interna empresarial?

A comunicação interna empresarial não se restringe à circulação de um jornal e alguns e-mails ou comunicados burocráticos para os colaboradores. É preciso ir além disso e incluir os trabalhadores como sujeitos ativos do processo de produção. Para isso, podem-se utilizar diversos meios e estratégias.

Como qualquer ação começa com a comunicação, ela ajuda a guiar o empreendimento no mundo dos negócios. Falhas nesse processo podem causar perdas financeiras, mas o pior é quando esses erros colocam em risco o clima organizacional da companhia — já que isso pode trazer muitas dificuldades.

Por isso, o compartilhamento de informações por meio da comunicação interna empresarial deve contribuir para melhorias e para o alcance das metas da empresa. É essa estratégia, afinal, que permite que os subordinados saibam como a companhia é estruturada, o que se espera deles, sugestões, informações e assim por diante.

Quais são as ferramentas de comunicação empresarial?

Há muitas formas de fazer os processos internos fluírem. Veja, a seguir, boas opções de ferramentas de comunicação empresarial para os incrementar e tornar mais eficientes.

1. Mural de recados

Essa é uma das mais simples e tradicionais ferramentas, porém ainda é bastante eficaz. O mural de recados é uma espécie de quadro para anexar avisos importantes. Ele deve ser colocado em um local com elevado fluxo de funcionários (próximo ao ponto eletrônico, do bebedouro e outros locais similares), visível para todos.

Seu objetivo é comunicar sobre eventos importantes, como reuniões, treinamentos ou avaliações que necessitam da presença dos colaboradores. Em empresas maiores, o mural de recados pode ser dividido por áreas ou equipes. Além disso, deve ser constantemente atualizado.

Não é indicada a utilização somente desse método — é preciso incluir outros recursos mais tecnológicos para conectar as equipes e garantir a sinergia.

2. Intranet

A intranet é uma rede interna de computadores. Ela funciona como a internet, mas de forma privada e dentro dos limites da instituição. Seu acesso só é permitido aos próprios funcionários da empresa ou a outras pessoas autorizadas.

O propósito dessa ferramenta é interligar os vários departamentos da companhia, ainda que eles estejam separados fisicamente. Assim, os profissionais têm acesso às informações internas com mais agilidade, o que contribui para o aumento da produtividade.

Além disso, com a intranet, é possível fazer a distribuição virtual de treinamentos, comunicados importantes, relatórios de desempenho, materiais promocionais e outros.

3. Caixa de sugestões

A caixa de sugestões é outro instrumento muito utilizado nas organizações. Seu objetivo é coletar ideias criativas para solucionar problemas ou otimizar atividades da companhia. Na comunicação interna, ela possibilita que os profissionais que se sentem desconfortáveis ao falar em público expressem suas opiniões.

Para que essa ferramenta realmente dê certo, porém, é importante:

  • definir um foco para as ideias (como a melhoria do atendimento, aprimoramento do produto e afins). Quando não há um foco, o processo criativo é prejudicado;
  • estabelecer as regras para selecionar as melhores ideias e quais serão as recompensas oferecidas. Assim, os funcionários vão se sentir mais estimulados a participar.

Esse recurso é bastante prático. Quando aplicado do jeito correto, pode produzir grandes resultados em todos os níveis da organização.

4. Vídeo corporativo

O vídeo é um grande aliado da comunicação interna empresarial, graças a sua agilidade e seu dinamismo. Em empresas maiores, com filiais, é possível até fazer transmissões ao vivo para todo o quadro de trabalhadores, o que economiza tempo e dinheiro.

O mais interessante é que, hoje, essa ferramenta está disponível para todos. Você pode fazer chamadas pelo Skype ou produzir vídeos mais profissionais, editá-los e compartilhá-los em treinamentos, integrações e outros.

Por meio dos vídeos é possível transmitir informações importantes, mensagens da alta administração e falar sobre lançamentos de produtos ou serviços. Trata-se, portanto, de uma forma mais leve e agradável de se comunicar dentro da empresa.

5. Software sob demanda

software é uma solução mais robusta, capaz de solucionar grande parte dos problemas e integrar diversas funções em um único lugar. Assim, é possível centralizar a comunicação e eliminar a necessidade de usar várias ferramentas.

Esse é o meio de comunicação mais rápido e seguro, pois os dados são criptografados e transmitidos em tempo real. Com o uso do software, é possível gerenciar melhor a equipe, delegar e controlar tarefas e ainda aumentar a produtividade.

Além de tudo, o software pode ser desenvolvido sob demanda, de acordo com a necessidade de cada companhia. Você pode incluir ou eliminar determinadas funcionalidades.

6. Aplicativos mobile

Os aplicativos estão cada vez mais populares, afinal, quase todo mundo tem um smartphone hoje em dia. Além disso, essa é uma solução que oferece mais mobilidade — todo mundo pode levar o aplicativo para qualquer lugar, na palma da mão.

Atualmente, existe grande variedade dessas ferramentas. Com um aplicativo, podem-se publicar informações, segmentar o público interno e construir equipes.

7. E-mail corporativo

O e-mail ainda é uma ferramenta bastante eficiente para se comunicar com o público interno. Com ele, é possível mandar mensagens para toda a equipe de uma única vez, o que dá mais celeridade à comunicação empresarial.

Nesse caso, é importante manter a periodicidade e a qualidade das informações, além de estimular a participação dos funcionários. É possível compartilhar novidades sobre a empresa, bem como enviar planilhas, relatórios e outros documentos. Além disso, torna mais fácil arquivar e encontrar informações mais antigas.

É importante não utilizar contas gratuitas (Gmail, Hotmail, Yahoo e similares). Prefira o e-mail corporativo para ter mais credibilidade e segurança na troca de informações.

8. Redes sociais

Usar as redes sociais é uma forma inovadora de otimizar a comunicação interna. Essa ferramenta ganha cada vez mais espaço nas organizações, pois é capaz de integrar um grande número de pessoas e estimular a troca de ideias.

É importante, porém, ter alguns cuidados para que os funcionários não se distraiam com atividades paralelas. Para isso, é preciso deixar claro o propósito da rede, criar um manual de conduta e estabelecer um moderador, responsável por aprovar posts.

Essa ferramenta tem sido muito utilizada no trabalho remoto, quando os profissionais precisam trabalhar em casa ou durante viagens. É importante lembrar que esse modelo de trabalho tem crescido exponencialmente no Brasil.

Essas são algumas das principais ferramentas de comunicação interna. Para escolher a ideal, é importante refletir sobre as necessidades e o tamanho do empreendimento. Em empresas maiores, deve-se optar por ferramentas mais robustas e profissionais.

Além de tudo, é necessário estimular a participação da liderança na melhoria contínua da comunicação interna. Um diálogo claro deve começar do topo: por isso, os líderes devem construir um bom relacionamento com seus liderados.

Agora que você conhece as principais ferramentas de comunicação empresarial, que tal aproveitar para compartilhar esse conhecimento com seus amigos? Compartilhe nosso conteúdo em suas redes sociais para que outros interessados tenham acesso a ele!

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Juliano da Monitora
Produtor de Conteúdo na Monitora