Atualmente a transformação digital é algo indispensável, principalmente quando falamos sobre o ramo empresarial, pois os empreendedores precisam estar sempre por dentro dessas novas transformações para implementarem em suas empresas.
Essa implementação de inovações tecnológicas é um fator fundamental para impulsionar os negócios e obter sucesso no ramo que deseja. Como exemplo, temos o software de gestão, que atua como uma ferramenta de auxílio e impacta de forma direta a produtividade dessas empresas.
A adoção de um sistema como esse traz diversas vantagens que são aparentes dentro e fora da organização. Pois, quando uma empresa utiliza uma ferramenta como essa, além de automatizar seus processos, tem uma melhor qualidade na gestão das diversas tarefas diárias que são realizadas diariamente.
O que faz com que sua companhia tenha destaque, que é algo extremamente importante hoje em dia e o que a maioria das empresas buscam, quando observam o cenário atual do mercado de trabalho.
A cada dia a competitividade existente no mercado é algo que não para de crescer e está cada vez mais acentuada, por isso, a maioria das empresas buscam um diferencial em seus serviços e uma melhor qualidade para cada vez mais atrair novos clientes e cumprir suas demandas.
Como um diferencial, as empresas buscam manter a empresa alinhada com as novas tecnologias e conceitos o que acaba sendo um grande diferencial competitivo, capaz de melhorar significativamente inúmeros aspectos da sua rotina. Por isso nesse artigo vamos falar sobre o software de gestão que é uma dessas inovações que otimizam os trabalhos de uma empresa.
Quais são os sistemas de gestão?
Inicialmente, quando falamos sobre os sistemas de gestão, é preciso falar que existem dois tipos, são eles:
CRM
Essa é uma sigla, que abrevia Customer Relationship Management, que em português significa Gestão de Relacionamento com o Cliente. Esse é um instrumento que serve para organizar todos os dados dos clientes e elaborar um histórico no perfil de cada contato. O que faz com que haja um monitoramento, que serve para ver o quanto o cliente está próximo de adquirir o seu produto ou serviço.
ERP
É uma sigla que abrevia Enterprise Resource Planning, que traduzindo quer dizer Planejamento de Recursos das Empresas. O qual é uma ferramenta que gerencia diversas informações de uma empresa, entre elas: tarefas administrativas, compras, recebimento de receitas, faturamento, dados dos colaboradores, pagamento de despesas e tributos empregados nos processos. Ou seja, é um instrumento utilizado para controlar os recursos financeiros dos negócios de uma empresa.
Então, cada um desses tipos desenvolvem um software de gestão.
O que é um software de gestão?
O software de gestão é um sistema tecnológico, que busca permitir o gerenciamento de um ou mais departamentos da empresa. Sendo assim, essa ferramenta é implementada nos dispositivos da organização, e assim, a empresa passa a realizar suas funções por meio dele.
Esse sistema pode atuar em diversos setores da empresa e tem um alto controle sobre todas as tarefas que estão sendo feitas através dele. É um instrumento que diminui o custo que a empresa arcaria e aumenta a produtividade.
As principais áreas que ele pode atuar são: o setor de vendas, de contratos e relacionamento com o cliente de forma geral.
Alguns dos softwares de gestão mais conhecidos atualmente são:
Monday: que permite criar aplicativos personalizados de fluxo de trabalho, garantindo uma melhor gestão de tarefas e uma melhor produtividade;
Omie: utilizado para facilitar a gestão financeira de uma empresa;
Runrun: um dos mais conhecidos por permitir um acompanhamento preciso dos fluxos de trabalho;
Asana: é uma ferramenta de gestão que gerencia os times, monitora tarefas, determina os fluxos de trabalho e facilita o trabalho em equipe.
Como funciona um software de gestão
Como já visto, o software de gestão é uma ferramenta que busca facilitar ao máximo as tarefas que uma empresa tem que realizar, além de garantir uma ótima qualidade e uma grande automatização de processos.
Resumidamente, o software de gerenciamento foi adotado como uma forma mais rápida e extensiva que diminui a demanda que os trabalhadores têm dentro de uma empresa. Serve como uma ótima ferramenta para as instituições que precisam equilibrar o fluxo de materiais com demandas de compra e condições de mercado.
Quais são os softwares de gestão utilizados em cada área de uma empresa?
Os softwares de gestão podem ser utilizados em diversas áreas, onde facilitam cada vez mais o processo de organização, sendo assim, os principais softwares de gestão que atualmente o mercado oferece, são:
Software de gestão financeira
Essa ferramenta executa diversas funções no setor financeiro de uma empresa, entre elas: controlar o fluxo de caixa, elaborar relatórios financeiros e emergenciais, administrar as contas a pagar e a receber, entre outras funções.
Sendo assim, empresas que implementam esse serviço têm uma maior facilidade para prever as condições de faturamento do caixa, otimizando os ganhos e cortando os gastos desnecessários. Além disso, caso haja algum problema na área, esse serviço resolverá rapidamente.
Software de gestão de projetos
Através desse sistema é possível planejar, executar e documentar todo o projeto sem perder a sincronia. Esse setor surgiu há pouco tempo para auxiliar as empresas, mas hoje em dia já há diversas opções no mercado de ferramentas que atuam nesse departamento.
Software de gestão de vendas e relacionamento com o cliente
Nessa área já existem diversas ferramentas que podem te ajudar, há muitas opções nas quais uma empresa precisa analisar com bastante opção para escolher a melhor para si.
Há softwares especializados que garantem uma visão completa do gerenciamento de métricas, relatórios, priorização de oportunidades, desempenho de equipes e outras funcionalidades.
Software de controle de estoque
Esse setor é muito presente nas indústrias e comércio, pois realiza tarefas essenciais, como: controlar todo o dinheiro que entra e sai, o gasto total que a empresa teve comprando produtos e a quantidade que precisará comprar para reabastecer.
Além de realizar essas tarefas, esse setor também faz com que a empresa economize e lucre mais.
Software de gestão de marketing
O setor de marketing é uma área na qual o software de gestão é indispensável, por ter tarefas dinâmicas, essa ferramenta precisa ter várias funções, como: prospecção, criação e automação de marketing, gestão e qualificação de leads, de mídias sociais e campanhas publicitárias.
Software de gestão empresarial
É cada vez mais comum encontrar essa ferramenta que otimiza a administração dos negócios por meio da automatização dos processos, integrando as muitas áreas da organização. Sendo atividades relacionadas a diversas áreas, como: financeira, vendas, compras, logística, entre outras. Sendo assim, um dos serviços mais comuns e necessários dentro de grandes e pequenas empresas.
Por que ter um software de gestão em sua empresa?
O software de gestão automatiza e otimiza uma série de processos internos e tarefas diárias de uma empresa. Elevando a produtividade das equipes, e assim influenciando diretamente no resultado que você terá de sua empresa.
Além disso, é um serviço que diminui a demanda diária dos funcionários dentro da empresa, fazendo com que eles não fiquem sobrecarregados e consigam se doar ao máximo a suas funções dentro da empresa. Tendo assim, uma maior qualidade dos serviços e produtos da empresa, uma maior produtividade e, consequentemente, uma renda maior.
Se uma empresa busca eficiência, o software se tornou um item indispensável. Ele facilita o planejamento, a administração, a operação e a mensuração de um negócio. Por isso, é uma ferramenta tão importante.
Funcionalidades de um software de gestão
As principais funcionalidades dessa ferramenta, são:
- Emissão de notas fiscais de forma automatizada;
- Gestão tributária automatizada;
- Compartilhamento e disponibilidade de informações pertinentes ao controle de estoque;
- Relatórios inteligentes baseados em análise de dados;
- Integração de todas as áreas da empresa com visão 360º das demandas internas e externas;
- Automação dos canais de vendas online.
Principais vantagens de ter um software de gestão
Inúmeras vantagens são trazidas por conta desse serviço, tanto para a empresa, como para seus funcionários e clientes. As principais vantagens são:
Aumento de vendas
Com todos os setores da empresa organizados da melhor forma, se cria uma perfeita condição para que haja um aumento nas vendas.
Controle do estoque
É preciso que toda empresa saiba sobre seu estoque, pois em caso de alimentos ou produtos que tenham data de validade, é necessário que os funcionários estejam sempre atentos para não vender coisas estragadas para seus clientes. É preciso ter um controle sobre o estoque para ficar atento a situações como essas e evitar maiores prejuízos.
Melhoria no controle financeiro
Com esse sistema de gestão será possível saber quanto entra e quanto sai da sua empresa, além do faturamento e da margem de lucro. Então, você consegue manter uma maior organização quanto a isso pois pode acessar de forma rápida e prática, além de garantir que não houve nenhum erro.
Indicador de resultados
Como esse sistema permite que você tenha acesso à informação de quanto sua empresa gastou e quanto ganhou de lucro, é possível observar aos poucos o crescimento da empresa através dessas informações. Além disso, ele também oferece relatórios e indicadores de resultados detalhados, os quais você pode utilizar para ver o que seus clientes estão achando dos serviços e produtos oferecidos por sua empresa e buscar sempre melhorar.
Segurança e controle
Com um software como esse, você está muito mais seguro. Pois, uma das principais funções dele é garantir a segurança de seus dados e informações, é o controle, porque através dele é possível que você tenha acesso a todas as informações de sua empresa e funcionários, podendo controlá-la da melhor forma.
Economia
Esse serviço tem um preço super acessível, quando comparado a todas as funções e vantagens que ele traz. Ele é eficiente em diversos setores e pode ter diversas funções, tendo um preço menor do que contratar mais funcionários para atuar nessas áreas.
Conheça os requisitos que um software de gestão precisa ter
A escolha de um serviço como este, que terá acesso a suas informações e dados da sua empresa, deve ser feito de forma muito atenciosa e cuidadosa. E para que sua escolha seja feita da melhor maneira possível, é preciso que o software de gestão tenha como requisitos mínimos:
Suporte
É muito importante que quando aconteça algum imprevisto, que esse serviço dê o suporte necessário ao cliente, resolvendo a situação de forma rápida.
Treinamento
Para que esse software seja bem utilizado, é preciso que os funcionários saibam usar essa ferramenta, para que assim, possam aproveitar de todas as funções que o software pode oferecer.
Segurança
Esse é um fator essencial, pois algo que poderia ajudar muito sua empresa, pode fazer com que você tenha um grande problema. Antes de implementar um software de gestão é preciso que você se sinta seguro e procure o máximo de segurança possível, para que seus dados e informações estejam muito bem guardados.
Relatórios
Os relatórios servem para que o profissional sempre tenha acesso ao seu desempenho, podendo assim, tentar sempre melhorar e aprimorar suas práticas para chegar no maior aproveitamento possível dentro da empresa.
Disponibilidade
Um bom sistema de gestão estará sempre disponível, tanto para os clientes, como para os funcionários da empresa.
Atualizações
Inovações tecnológicas surgem diariamente, trazendo cada vez mais velocidade e praticidade. Por isso, é preciso que o sistema tenha atualizações constantes para que ele fique ainda melhor a cada dia e não fique desatualizado.
Facilidade de implementação
Escolher um sistema de gestão que tenha uma implementação complicada, pode trazer diversos problemas para a equipe, por isso, buscar um que seja mais prático também é algo importante.
Avaliação alta
Quando você estiver pesquisando sobre sistemas de gestão para escolher um para sua empresa, cada um terá comentários de clientes que já adquiriram aquele sistema. Fique de olho nesses comentários e veja tudo que os clientes têm a dizer sobre ele.
Funcionalidades que se encaixam naquilo que você quer
Antes de escolher um serviço como este, é bom que você liste todos os seus objetivos ao adquirir um, pois isso facilitará sua escolha e fará com que você opte por aquele que as funcionalidades atende sua demanda.
Entenda como implementar um software de gestão
Quando uma pessoa decide implementar um software de gestão em sua empresa, é preciso uma mudança de paradigma, além de ajustes em todos os processos. Aqui vão dicas essenciais que vão te auxiliar no processo de implementação de um software de gestão em sua empresa.
Verifique a maturidade da sua equipe
Antes de implementar um sistema de gestão é preciso analisar se a sua equipe está preparada para ter um serviço como esse, pois um software mudará a forma que as atividades serão feitas dentro da empresa.
Conheça pontos fortes e fracos de sua empresa
Visualize pontos fortes e fracos do seu empreendimento para analisar em quais atividades seria preciso esse sistema. Essa análise trará uma maior organização para cumprir todas as demandas.
Faça treinamento com toda sua equipe
Como provavelmente seus funcionários nunca devem ter lidado com um sistema como esse, é necessário treiná-los antes de implementá-lo. Pois os colaboradores terão que adaptarem-se com esse novo sistema, para que consigam ter uma alta produtividade e qualidade em seus serviços.
Seja claro com os desenvolvedores
Para prevenir contratempos é preciso uma comunicação clara com o indivíduo que será responsável pela implementação desse sistema.
Selecione bem a empresa fornecedora
Avalie muito bem os seguintes requisitos da empresa:
- Tempo de experiência;
- Disponibilidade de consultores na sua região geográfica;
- Canais de atendimento e tempo médio para solução de problemas;
Essas informações servirão para medir a capacidade da empresa e saber se ela servirá para o seu negócio.
Além disso, vale ressaltar que ao implementar um serviço como este é sempre bom optar pela ajuda de profissionais especializados em desenvolvimento de software, pois assim, a implantação e gestão são feitas de forma mais ágil, profissional e com eficiência.
Outra dica muito importante é que você opte por um software feito sob medida para sua empresa, pois neles o sistema é planejado e desenvolvido desde as primeiras etapas, para que você possa moldá-lo da forma que preferir e que atenda melhor todas as suas demandas. Assim você terá uma certeza de resultados totalmente satisfatórios.
Para que isso aconteça, é preciso contratar uma empresa especializada, como a Monitora, que disponibilizará de diversos profissionais capacitados e de altíssima qualidade, que farão com que o seu software seja desenvolvido e instalado da melhor forma. Assim, você usufruirá de vantagens como: bom custo-benefício, maior personalização, implantação facilitada, maior flexibilidade, treinamento mais rápido, entre muitos outros.
Importância de um software de gestão
Por fim, podemos ressaltar que a implementação de um software de gestão é algo de extrema importância atualmente, principalmente nas empresas. Seus benefícios são perceptíveis quando uma empresa escolhe um serviço bom de gestão.
Além disso, como visto ao longo do artigo, o software de gestão é um serviço que realiza múltiplas funções e tarefas diferentes, podendo ajudar os funcionários na maioria de suas funções.
As empresas que normalmente não adotam esse tipo de serviço e deixa todas essas funções para que o funcionário realize diariamente, além de grande chance de erro, pois tudo será feito de forma manual, também pode causar sobrecarga aos colaboradores, o que pode causar doenças ocupacionais.
Por isso é sempre bom prezar pela saúde mental e física dos funcionários, para que eles possam trabalhar da melhor forma possível e trazer mais qualidade nos serviços oferecidos pela empresa.
Esse serviço automatiza as tarefas que eles terão que realizar, fazendo com que essa tarefa possa ser realizada de forma mais rápida e eles possam cumprir todas as suas demandas sem se sentirem sobrecarregados.
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